Réunion de CA du 25 Janvier 2022

Présents à Pouciquot : Michel, Patrick, Hélène, Emmanuel
Présents à distance : Jean-Paul, Matthieu, Jean-Pierre, Manue
Excusés : Jean-Louis, Momo
Prise de notes et CR : Patrick, Manue, Manu

Site du PIC en 4.0.2

Le site du PIC relooké par Jean-Pierre est prêt à être mis en production, de l’avis de tout le monde. Pour info, JPS a utilisé Colour Contrast (petite application Windows) et l’extension WebDeveloper pour la conformité aux standards et l’accessibilité. JPS mettra à jour le site du PIC d’ici quelques jours.

Ré-adhésions et départs 2021

• Les associations suivantes ne souhaitent plus adhérer au PIC, le CA en prend acte :
  Barbes Vertes, FCPE Arsonval, Bricole Toulousaine, Fabrique Solidaire des Minimes, Semaines Sociales de Toulouse. Les ressources correspondantes seront prochainement détruites.
• Les associations suivantes ne donnent pas de nouvelles malgré nos nombreuses sollicitations : Eau Bien Commun Lauragais, SEGPA Jean-Moulin, Association pour le Soin Queer et Féministe. Les ressources correspondantes sont désactivées (et pourront donc être réactivées très rapidement en cas de besoin), elles seront détruites au mois de Juin.
  Attention. Le PIC gère le domaine eaubiencommunlauragais.fr, qui expire aujourd’hui. Le nom de domaine ne sera pas renouvelé, il peut être réactivé en cas de besoin... mais il faut faire vite !

Les autres associations qui avaient été contactées par nous fin 2021 ont repris leur adhésion, merci à elles !

Demandes d’adhésion

Les associations suivantes ont demandé à adhérer :

• Une AMAP en Isère : en attente qu’ils nous recontactent
• Graines de partage : pas de réponse à nos sollicitations concernant l’installation de tests de Copanier. Donc pas de suite à ce jour. Nous laissons en place Copanier pour tests par une AMAP (contact = Hélène).
• Institution des Sarments : refusé par le CA.
• Association Compostelle-Cordoue (thème = rapprochement des mondes musulman et chrétien). OK, à voir pour les questions techniques
• AGRAM : Association culturelle en Ariège. OK
• Manière de vivre (revitalisation des territoires ruraux) : OK
• TZCLD 86 : OK, mais sans doute provisoirement car il n’est pas sûr que cette structure se stabilise en association
• Cafés Bricoles (structure départementale) : Suite à leur réunion le 22 Janvier où Jean-Louis a présenté le PIC, ils souhaitent adhérer (pour faire un site sous WordPress). Plus deux inscrits à l’atelier WordPress le 5 Décembre. OK du CA

Mathieu fait binôme avec Jean-Louis pour les réponses

Suivi des adhérents

Jean-Paul va créer la fiche tiers dans Dolibarr pour la FCPE Stéphane Hessel

Lettre aux adhérents

Dès qu’Hélène en a terminé de la mise à jour de la liste des adhérents, elle prévient Jean-Louis pour l’envoi de la lettre aux adhérents pour l’appel à adhésions de 2022.

Procédures de départ-arrivée

Afin de formaliser le processus des départs-arrivées, nous allons établir un fichier partagé dans le cloud pour garder la trace des décisions en matière d’adhésions de nouvelles associations et de résiliations d’adhésion.

Décision1 : Hélène refait le formulaire d’adhésion afin de bien mettre en valeur le fait qu’il s’agit d’une candidature, pas d’une inscription. Le formulaire de demande est donc le préalable à toute adhésion.

Décision2 : Dès que le formulaire est rempli et que l’asso est validée en CA (en séance ou éventuellement par picca), on fait la fiche sur Dolibarr, on inscrit dans le fichier des adhésions (voir ci-dessus), et on facture.

Parallèlement, nous systématisons l’utilisation de l’outil Deck pour ne pas oublier des demandes. Sont mis en place deux tableaux Deck :

• Un tableau "Demandes d’adhésions" pour le suivi des candidatures. Les colonnes seront :
  • demandes de renseignements
  • répondu
  • à valider en CA (à mettre à l’ODJ)
  • en attente bulletin adhésion
  • terminé
• Un tableau "Demandes de Ressources" pour la création de nouvelles ressources, cela s’adresse aux adhérents (éventuellement avant que l’adhésion soit entièrement formalisée si on fait confiance)

Par contre attention ; Deck est un outil de suivi, pas de traçage : les anciennes cartes seront détruites. L’intérêt est avant tout d’avoir un outil de suivi plus simple à utiliser que le mail.

Mathieu propose l’utilisation de fonctions plus avancées de Deck, qui mettent en jeu la notion de workflow : pour l’instant, on fait tout à la main, on pourra sophistiquer la chose plus tard.

Demandes de ressources

Manue transmet deux demandes d’Alternatiba d’une part, de UCT d’autre part :

• Alternatiba Toulouse souhaite maintenant héberger son site web (WordPress) chez nous. Pas de pb, y compris technique (il faudra juste qu’Alternatiba - France mette la bonne IP dans le DNS)
• Nouveau nom de domaine plus porteur pour UCT : urgenceclimatiquetoulouse.fr Pas de problème technique, mais petit souci comptable pour facturer deux noms de domaine à la même association. Surmontable

Le coin des technos

Tetaneutral

Pas de réponse à ce jour de TTN suite à la proposition du pic d’acheter un disque - A suivre

Mises à jour système

Il faut mettre à jour tous les serveurs... EC commence par picttn, puis on organisera une (sans doute plusieurs) soirées système pour faire ces mises à jour.

Listes SYMPA

Patrick se propose de faire le tour des listes SYMPA et de mettre de l’ordre dans les listes :

• Listes fermées d’assos en partance (cf. ci-dessus) : à détruire
• Listes avec 0 abonnés et plus vieilles que 36 mois : à détruire. On laisse toutes les listes des assos adhérentes ayant des abonnés, même s’il n’y a pas de trafic.
• Faire le tour des listes sympas à la recherche des listes "orphelines", ayant un nom bizarre et n’appartenant à aucune asso. Il ne devrait pas y en avoir beaucoup, mais une petite vérification ne fera pas de mal.

L’ordre du jour n’est pas épuisé, nous si. Fin de la réunion et on n’a pas parlé des ateliers. On a décidé aussi de remettre au prochain CA le thème de l’AG et notre activité au sein des CHATONS.